إدارة الإتصالات والتوزيع

17-12-2014

إدارة الاتصــالات الإداريـــة

 

أنشأت إدارة الاتصالات الإدارية بالغرفة التجارية الصناعية بالطائف في تاريخ 21/3/1399هـ فهي من أولا الإدارات بالغرفة ..

 

أقسام ومهام إدارة الإتصالات الإدارية :-

 

تتولى إدارة الاتصالات الإدارية الكثير من الأعمال والأعباء فهي همزة وصل بين جميع الإدارات وهي بمثابة العمود الفقري للغرفة فهي تحتوي على عدة أقسام :-

 

1 – قسم السكرتارية :-

وهو يقوم بعمليات النسخ والطباعة والصياغة للخطابات والتعاميم والدعوات واللواصق البريدية كما يقوم القسم بعرض المعاملات الوارد على رئيس مجلس الإدارة والأمانة العامة بعد تسجيلاها .. ثم توجيهها إلى إدارات وأقسام الغرفة ذات الاختصاص ..

 

2 – قسم الصادر والوارد :-

وهو يقوم بعمليات تسجيل المعاملات والمراسلات الواردة الصادرة للغرفة في الحاسب الآلي في برنامج ضخم خاص بذلك كما يقوم بعملية الأرشيف فيما يتعلق بحفظ المعاملات والمراسلات التي ترد من وإلى الإدارة .. فضلاً عن ذلك يتولى قسم الصادر والوارد بمتابعة الإدارة والإقسام بالغرفة بعد توجيه الأمانة العامة عليها وماذا تم عليها من إجراء كما يصدر تقرير شامل عن المعاملات المتأخرة وإرسالها لجميع الإدارات والإقسام المتأخرة بالغرفة لتوضيح أسباب التأخير وبشكل أسبوعي ، كما يتولى القسم متابعة خطوات سير المعاملات بالغرفة ..

 

3 – قسم التوزيع والإتصالات :-

يقوم هذا القسم بالكثير من الأعمال فعلى سبيل المثال لا الحصر توزيع الخطابات والتعاميم أما عن طريق التسليم باليد أو عن طريق المراسلات البريدية فهو يقوم بإستلام الخطابات والتعاميم أو المطبوعات من إدارة الغرفة وتسليمها للجهات المعنية فضلاً عن ذلك يقوم بتصوير وتغليف جميع المراسلات ، وقد عزز القسم بعدد من الموظفين ليتمكن من القيام بمهامه بشكل منظم وسريع